Aplikasi Cargo Indonesia Trawlbens

6 Tips Kirim Dokumen Penting Anda

Kirim dokumen saat ini memang hanya memerlukan sarana media sosial ataupun menggunakan surel. Namun pengiriman dokumen dalam bentuk hardcopy memiliki kebutuhannya tersendiri bergantung kepada alasan sang pengirim dan penerima.

Pengiriman dokumen saat ini masih memiliki kebutuhannya tersendiri. Hal ini dikarenakan pengiriman dokumen dengan metode hardcopy disinyalir lebih aman. Argumen ini muncul berdasarkan dalam kurun beberapa tahun terakhir sering terjadinya peretasan terhadap data penting perusahaan.

Baca Juga: Apa itu Cargo Manifest?

Ada beberapa cara dalam mengirimkan dokumen yang Anda inginkan. Salah satu cara yang dilakukan adalah dengan menggunakan layanan jasa ojek online apabila pengiriman hanya dalam kota saja. 

Yuk simak bagaimana cara mengirim dokumen penting seperti kartu identitas atau dokumen rahasia perusahaan;

1. Tulis Alamat dan Penerima yang Jelas

Tulis Alamat dan Penerima yang Jelas
image by: pexels

Apabila Anda ingin mengirimkan dokumen dalam bentuk fisik melalui layanan pengiriman, cantumkan alamat tujuan dan penerimanya dengan jelas dan detail. Sebaiknya Anda juga menulis nama sang penerima dengan nama yang jelas dan lengkap. Tentu saja hal ini bertujuan untuk dokumen yang dikirimkan akan tetap aman dan sampai ke tangan penerima.

Tentunya akan lebih aman apabila Anda menuliskan “Dokumen Penting” pada bagian yang paling terlihat pada kemasan. Tentunya jangan lupa menuliskan kontak penerima yang dapat dihubungi sehingga kurir pengiriman akan lebih dimudahkan untuk menyampaikan dokumen tersebut.

Baca Juga: 5 Tips Kirim Barang Aman selama Pandemi

2. Jangan Lupa Asuransi

Jangan Lupa Asuransi
image by: pexels

Gunakanlah asuransi walaupun memang menambah biaya dalam pengiriman. Kendati demikian, hal ini sangat dibutuhkan terutama untuk dokumen penting yang dikirimkan. Tingkat kepentingan dalam penggunaan layanan asuransi akan berbanding lurus dengan jarak pengiriman. 

Penggunaan asuransi sangat dibutuhkan untuk menjamin keamanan dan menghindari risiko kerusakan, atau bahkan kehilangan, selama proses pengiriman. Meskipun terjadi kerusakan atau kehilangan dalam pengirimannya, asuransi akan mempermudah proses klaim.

3. Gunakan Pengemasan yang Baik

Gunakan Pengemasan yang Baik
image by: pexels

Pengiriman dokumen dengan lokasi yang jauh dapat meningkatkan potensi untuk tertumpuk dengan barang atau dokumen lainnya. Hal tersebut juga dapat meningkatkan potensi kerusakan dokumen yang Anda kirimkan.

Anda dapat menghindari hal tersebut dengan menggunakan pengemasan berupa karton atau plastik yang tebal. Lebih aman lagi apabila Anda mengirim dokumen dengan cara mengemasnya ke dalam box karton lalu menambahkannya dengan potongan-potongan kertas. Dokumen tentu saja akan lebih aman dan tidak mudah tergeser selama proses pengiriman berlangsung.

Baca juga: 5 Tips Packing Barang yang Aman dan Siap Kirim

Tidak lupa ingatkan kurir untuk berhati-hati saat kurir membawa dokumen Anda. garis bawahi penegasan terhadap mengapa dokumen Anda penting dan tidak boleh rusak selama pengiriman.

4. Simpan pada Amplop yang Tersegel

Simpan pada Amplop yang Tersegel
image by: pexels

Tentunya sangat penting bagi Anda untuk menaruh dokumen yang akan dikirimkan menggunakan amplop yang tidak tembus pandang dan tentunya juga tersegel. Tujuan pengemasan ini untuk memastikan bahwa tidak ada satupun orang yang dapat membuka dokumen sebelum sampai di tangan penerima.

Apabila amplop telah tersegel dengan baik, maka sudah dipastikan barang akan lebih aman. Pilihlah amplop yang memiliki segel perekat saat mengirimkan dokumen penting. Jangan lupa sampaikan kepada penerima dokumen bahwa amplop yang Anda kirimkan memiliki segel seperti apa.

5. Kirim Melalui Layanan Pengiriman Terpercaya

Kirim Melalui Layanan Pengiriman Terpercaya
image by: pexels

Gunakanlah jasa pengiriman dokumen penting yang terpercaya untuk mengirimkan segala pengiriman barang Anda. Kepercayaan tentunya berasal dari keamanan berdasarkan sepak terjang pelayanan perusahaan.

Salah satu perusahaan yang dapat melayani pengiriman dokumen adalah layanan pengiriman dokumen dari Trawlbens. Layanan pengiriman dokumen yang diberikan oleh Trawlbens mengharuskan Anda untuk mengirimkan dokumen dengan bentuk jilidan yang tebal.

6. Simpan Resi Kirim Dokumen Penting

Simpan Resi Kirim Dokumen Penting
image by: pexels

Apabila dokumen yang akan Anda kirimkan telah dikemas dengan rapih dan siap dikirimkan oleh Trawlbens, maka Anda akan diberikan resi pengiriman. Pencatatan pengiriman barang sudah diinput oleh komputer sehingga lebih mudah dan praktis. 

Simpan resi pengiriman dengan baik hingga dokumen tiba ke alamat tujuan pengiriman. Resi berfungsi sebagai alat untuk melakukan live tracking terhadap perjalanan dokumen Anda. Contohnya, Anda dapat melihat perjalanan paket Anda apabila Anda mengirimkan dokumen dengan rute ekspedisi Jakarta Semarang atau ekspedisi Jakarta Surabaya.

Artikel ini ditulis oleh: Faisal Tegar Febrian

Sumber/Referensi: 

Tips Mengirim Dokumen Penting Aman Sampai Ke Tujuan

× Customer Service